En Agenda configuras Sucursales, Servicios y Personas. Desde ahí, el agente ofrece horarios y agenda, reagenda o cancela en la conversación, y en Recordatorios defines los avisos por WhatsApp antes o después de la cita.
Paso 1 — Configura la Agenda
Entra a Agenda. En el grupo Configuración (solo administradores):
- Sucursales: nombre, dirección y teléfono de cada lugar donde atiendes.
- Servicios: cada servicio con su duración, la separación entre una hora y otra, su valor y un color.
- Personas: con Agregar a la agenda eliges qué servicios atiende cada persona, su precio si es distinto, sus horarios y si entra a Sapio con su propia cuenta.
Paso 2 — Las reservas
En la vista Agenda ves el calendario por día, semana o mes. Para crear una reserva a mano, elige sucursal, servicio, hora y a nombre de quién, y presiona Agendar.
Cada reserva pasa por estados: Por confirmar, Confirmada, En curso, Asistió, No asistió o Cancelada. Al abrirla ves la reserva, la conversación con el cliente y una bitácora de lo que pasó: cambios de horario, cancelaciones, confirmaciones.
Paso 3 — Recordatorios por WhatsApp
- En Recordatorios, presiona Crear recordatorio.
- Elige si sale antes o después de la cita, y con cuántas horas o días.
- Usa una plantilla de WhatsApp aprobada, con datos como nombre, fecha, hora, servicio, persona y sucursal.
- Si marcas ¿Sirve para confirmar?, cuando el cliente responde «sí» la reserva queda confirmada.
Los recordatorios salen entre las 09:00 y las 21:00.
Paso 4 — El agente en la Agenda
Con la Agenda configurada, tu agente atiende las horas en la conversación:
- Agenda: ofrece horarios libres y crea la reserva.
- Reagenda: si el cliente no puede, busca otro horario libre y mueve la reserva.
- Cancela: si el cliente lo pide, cancela y libera la hora.
En la bitácora de cada reserva queda registrado como Tu agente.
Reuniones con tu calendario de Google u Outlook
Si en vez de horas de atención necesitas que el agente agende reuniones con videollamada en el calendario de un ejecutivo, se configura en tu agente, en Configuración → Agendamiento: conecta Google u Outlook, elige la duración y las reglas de disponibilidad.
Preguntas frecuentes
¿Necesito la Agenda para que el agente agende?
Para horas de atención con sucursales y servicios, sí. Para reuniones con videollamada basta con conectar el calendario del ejecutivo en Configuración → Agendamiento del agente.
¿Los recordatorios tienen costo?
Salen por WhatsApp con una plantilla aprobada, así que Meta cobra su tarifa por esos mensajes.
¿Puedo darle acceso a alguien solo a la Agenda?
Sí. Una persona puede tener acceso solo al módulo de Agenda y entrar directo al calendario.